Приёмка груза из Китая: недостача, повреждение и акт
Машина приехала, 38 коробов выглядят целыми, у двух продавлены углы. В накладной указано 40 мест. Подписать документ без замечаний, а товар пересчитать через неделю кажется быстрым решением, но потом трудно восстановить, что именно произошло при передаче. Приёмка груза из Китая начинается с фиксации состояния и количества в момент получения.
Ниже - порядок для коммерческой партии на складе в России. Он не заменяет договорные правила, условия страхования и требования конкретного перевозчика. Для скрытого повреждения и претензий сроки могут различаться, поэтому документы и адресатов лучше определить ещё до приезда машины.
Подготовьте склад до прибытия
Ответственный за приёмку должен заранее получить номер партии, ожидаемое количество мест, packing list, инструкцию по SKU, сведения о пломбах и контакт менеджера перевозки. Отдельно выделите зону для спорных коробов: смешав их с обычным остатком, вы потеряете связь между повреждением и конкретным местом.
Если груз идёт напрямую на маркетплейс или другой склад, согласуйте, кто фактически вскрывает упаковку и кто оформляет расхождения. Простой «доставить по адресу» не отвечает на вопрос о проверке содержимого. Про подготовку маркировки и сопоставление коробов с документами читайте в материале о консолидации в Китае.
Обложка создана с помощью ИИ и показывает условную ситуацию приёмки, а не реальный случай клиента.
Три уровня проверки: места, короб, товар
Не смешивайте разные факты в одну фразу «всё приехало»:
| Уровень | Что можно проверить | Как зафиксировать |
|---|---|---|
| Места | Число коробов, паллет, номера, состояние обвязки или пломбы | Счёт мест, фото общего вида и маркировки, отметка в документе |
| Упаковка | Смятие, намокание, вскрытие, следы повторной оклейки | Фото с разных сторон до вскрытия, привязка к номеру места |
| Содержимое | SKU, комплектность, количество единиц, видимый брак | Сверка с packing list и спецификацией, отдельная ведомость по артикулам |
Если при выдаче можно проверить только места и внешнюю упаковку, так и запишите. Подпись о получении 40 коробов не равна подтверждению, что в каждом нужный товар и нет скрытого повреждения. Но и обнаруженную на месте вмятину не стоит оставлять без отметки до распаковки.
В памятке Maersk по заявлению о повреждении перечислены фотографии товара, внешней упаковки и документа при доставке с отметками о повреждении. Это пример требований перевозчика; для вашей поставки проверьте условия договора, страхового покрытия и маршрут уведомления.
Что написать в акте расхождений
Хороший акт описывает наблюдаемые факты и позволяет другому человеку найти нужный короб без догадок. Укажите дату, адрес, номер партии, транспортный документ, количество мест по документам и фактически, номера проблемных мест, тип повреждения, состояние пломбы, состав присутствующих и список приложенных фото.
Не пишите «товар испорчен полностью», если вскрыт один короб и не оценена остальная партия. Лучше: «короб № 12, правый верхний угол продавлен, внешняя упаковка влажная; содержимое пока не проверено». После распаковки добавьте отдельную ведомость с конкретными SKU и количеством пригодных, повреждённых и отсутствующих единиц.
Пример: по документам 40 коробов, получено 40. У коробов № 12 и 27 видимые вмятины. После согласованного вскрытия короба № 12 обнаружены две повреждённые детали из 24. Это повреждение, а не недостача двух коробов. Если фактически пришло 39 из 40 мест, факт недостачи места фиксируется отдельно; содержимое отсутствующего короба нельзя подтверждать предположением.
Скачать шаблон фиксации расхождений при приёмке. Это рабочая форма для сбора фактов, а не обязательный юридический бланк.
Кому и когда сообщать о проблеме
Сообщите о внешнем повреждении и расхождении по местам тому, кто передал груз, ответственному экспедитору и своему менеджеру поставки сразу после обнаружения. Если оформлено страхование, проверьте отдельный порядок уведомления страховщика. Приложите акт, фото, номер партии и контакт лица, у которого находятся упаковка и товар. Запрашивайте подтверждение получения сообщения.
У Maersk в описании процедуры claims отдельно различаются сообщение о повреждении и формальная претензия о возмещении. Поэтому отправленное фото в мессенджере не следует считать автоматически поданной претензией. Срок, адресат, состав документов и возможная ответственность зависят от договора и вида перевозки. При крупном ущербе подключите юриста и страхового специалиста.
Сохраните наружную и внутреннюю упаковку, ярлыки, пломбы и сам товар в доступном для осмотра состоянии, если это безопасно и возможно. Не отправляйте партию в продажу до согласования осмотра спорных единиц. Для понимания покрытия посмотрите как работает страхование груза из Китая.
Если проблема обнаружилась после распаковки
Скрытое повреждение бывает невозможно увидеть при передаче закрытого короба. Запишите дату вскрытия, номер места, кто присутствовал, сделайте фото до перемещения товара и сразу свяжите находку с первоначальными документами. Не заявляйте задним числом, что повреждение было видно снаружи, если этого не было. Попросите исполнителя указать применимый порядок и срок уведомления.
Если в упаковочном листе и инвойсе разные артикулы или количества, сначала отделите ошибку в документах от фактической недостачи. Как сверять первичные данные, разобрано в статье про инвойс и упаковочный лист.
Чек-лист первого часа приёмки
- Сверьте номер партии и количество мест до подписи.
- Сфотографируйте общий вид, пломбу, маркировку и повреждённые места.
- Отметьте наблюдаемые расхождения в доступном документе о передаче и отдельном акте.
- Отделите спорные короба и сохраните упаковку.
- Уведомите ответственных письменно и сохраните подтверждение отправки.
- Согласуйте вскрытие, осмотр, пересчёт и следующий срок ответа.
Если вы ещё выбираете схему поставки, заранее спросите, кто будет принимать и фотографировать товар на каждом складе. Обсудить маршрут и контроль груза.
Частые вопросы
Можно ли подписать накладную, а недостачу оформить потом?
Возможности зависят от договора и фактических условий передачи. Видимое расхождение по местам лучше фиксировать сразу; скрытое содержимое документируйте при вскрытии и без промедления уведомляйте участников.
Достаточно ли фото для возмещения ущерба?
Обычно нет. Нужны сведения о партии, документы о передаче, стоимость, характер повреждения и соблюдение процедуры уведомления по применимым условиям.
Кто отвечает за повреждение: поставщик или перевозчик?
По одной фотографии это не определить. Сравните состояние и количество при передаче между этапами, условия договора и упаковку; при споре привлеките соответствующих специалистов.
Полезное по теме: Доставка из Китая
Маршруты из Китая для бизнеса: авиа, ЖД, море, авто, сборные партии, контейнеры и довоз до склада в России.
Нужно направление: доставка из китая?
МТТК Плюс организует доставку и растаможку «под ключ» из Китая — авиа, море, ЖД, авто и сборные грузы. Подготовим предварительный расчёт и подскажем, какие документы нужны до отправки.
Телефон: +7 (495) 088-89-00
рассчитать доставку груза из Китая в Россию